Enrico Catellani
presidente di Centrum srl, Carpi (MO)

IL KEY MANAGEMENT: SICUREZZA E SEMPLICITÀ IN AZIENDA

Con le sue tecnologie all’avanguardia, Centrum contribuisce alla sicurezza di circa settemila clienti in tutta Italia, fra aziende, enti pubblici e privati. E oggi ha una nuova proposta nella gestione delle chiavi, il Key-Management, che dà un apporto non solo alla sicurezza, ma anche alla semplicità, soprattutto in un’organizzazione complessa, dove le chiavi sono tante e sono un importante strumento di controllo e di azione. Può dirci qualcosa di più su questo strumento?

Se la semplicità è il traguardo dei modelli gestionali adottati, la chiave è il tramite per lo svolgimento di molte attività e, quindi, essa stessa deve essere oggetto di semplificazione.

Oggi, grazie all’adozione della tecnologia RFID (identificazione per radio frequenza), possiamo informatizzare la gestione delle chiavi di stabilimento e semplificare così un’attività molto complessa nelle grandi organizzazioni, dove centinaia o migliaia di chiavi sono ancora gestite “a vista”, attraverso bacheche a chiodini, registri manuali e senza l’ausilio di una procedura complessiva di stabilimento.

La tecnologia RFID è utilizzata per la codifica della singola chiave o di mazzi di chiavi e consente la tracciatura dei prelievi, degli utilizzi di chiavi su specifiche serrature, la verifica della loro presenza nelle bacheche informatizzate e altre importanti funzioni. Ma la tecnologia da sola può fare ben poco di fronte alle complessità di stabilimento e deve essere accompagnata dalla conoscenza, ovvero dalla capacità d’impiego e di mantenimento. Solo dalla combinazione di tecnologia e conoscenza si potrà conquistare la semplicità, e questo vale anche nella gestione delle chiavi.

L’applicazione delle tecnologie RFID per la Gestione Informatizzata delle Chiavi è già molto diffusa in altri paesi, ma non ancora in Italia, perché la sua applicazione dipende dalla profonda conoscenza e, quindi, da una valida competenza progettuale, che deve individuare e risolvere le esigenze dei diversi reparti di stabilimento e definire una procedura unitaria e condivisa.

Non dev’essere facile combinare le differenti esigenze di coloro che devono aprire e chiudere le innumerevoli porte di un’azienda...

Infatti, i reparti di un’azienda possono entrare in conflitto sulle specifiche competenze: per esempio, la vigilanza cerca di chiudere il più possibile per difendere il patrimonio, mentre la protezione e la prevenzione ricercano la facilità di apertura delle vie di fuga per l’accesso delle squadre di pronto intervento e l’accessibilità a tutti i locali dello stabilimento, in caso di disastro. La sicurezza industriale vuole interdire la permeabilità di alcune aree dove si custodiscono segreti industriali o dati aziendali, mentre la manutenzione vuole muoversi liberamente. Ma se è in mano a ditte esterne a contratto, come le imprese di pulizie, la questione si fa complicata.

Ci è accaduto, per esempio, di studiare un progetto in cui la sicurezza e la difesa del patrimonio erano elementi fondamentali, ma abbiamo saputo che gli operatori delle pulizie avevano accesso a tutte le chiavi dello stabilimento, comprese quelle dell’ufficio del dirigente. Ci sono dunque alcune contraddizioni da risolvere e si deve stabilire una procedura da rispettare.

Allora, come intervenite nei differenti casi?

Tracciamo una procedura per cui, laddove ci fossero segreti industriali o patrimoni importanti, si potrebbero combinare, per esempio, le esigenze dell’operatore delle pulizie con quelle della vigilanza, ma è un procedimento che si costruisce a quattro mani con il cliente. Una procedura complessiva rispetta le esigenze di ogni singolo reparto e, grazie all’applicazione della tecnologia, le fa coesistere in un unico schema.

Una volta individuate le esigenze di reparto, siamo in grado di definire una procedura unitaria di gestione delle chiavi per lo stabilimento e applicare la nuova tecnologia, sostituendo i cilindri esistenti con cilindri codificati, meccanici o elettronici, per impianto di serrature a chiave maestra; sostituendo le vecchie bacheche a chiodini con le bacheche informatizzate; e, infine, introducendo il software gestionale del Key-Management che gestisce le chiavi e le serrature come gli altri cespiti aziendali e sul quale sono raccolte le procedure definite, per facilitare la loro applicazione da parte di operatori di diverso livello attraverso una sorta di “cruscotto informatico”.

Questo processo porta enormi benefici all’impresa in termini di maggiore efficienza e, quindi, di migliore economia, ma anche in termini di esercizio del controllo da parte dell’imprenditore.

Quindi, riepilogando, quali sono i vantaggi di un progetto di Gestione Informatizzata delle Chiavi, nel suo percorso verso la semplicità?

Per ridurre la complessità derivante dall’alto numero di chiavi e di serrature di un’organizzazione complessa, adottiamo un impianto di serrature a chiave maestra, grazie al quale potremo operare con un’unica chiave su uno o più gruppi di serrature differenziate.

Il processo proposto consente di trasformare la chiave in un dato informatico di un sistema software gestionale del Key-Management e, quindi, di estendere la gestione informatizzata anche alle chiavi di stabilimento. Grazie all’applicazione della tecnologia RFID, si potranno poi tracciare automaticamente i prelievi e le riconsegne delle chiavi, verificare gli accessi e modificare i diritti di accesso alle serrature.

Può citare un’organizzazione che ha già adottato questo nuovo strumento nella nostra provincia?

CPL Concordia, per esempio, ha adottato un sistema di controllo consistente in una bacheca elettronica con tecnologia RFID per la gestione delle chiavi del suo parco automezzi e mezzi industriali, un consistente patrimonio e strumento indispensabile per lo svolgimento delle attività nei loro servizi di manutenzione e nella cantieristica pesante.